Abo

Auf einer gehosteten Kibo-Instanz – einer, die jemand als Dienst für viele Kitas betreibt – gehört zu jedem Konto mit eigenen Kitas ein Abo: erst eine Testphase, danach ein Jahresabo auf Rechnung. Diese Seite erklärt, wie das abläuft. Betreibt Ihr Träger Kibo selbst, gibt es kein Abo und im Admin-Bereich keinen Punkt „Abo“; dann betrifft Sie diese Seite nicht.

Alles zum Abo steht im Admin-Bereich unter „Abo“ in der Seitenleiste: wie es um das Abo steht, was es kostet und wie Sie eine Rechnung anfordern. Den Preis legt der Betrieb der Instanz fest. Den aktuellen Preis nennt die Startseite der Instanz; unter „Abo“ steht er mit der Aufschlüsselung für Ihr Konto.

Wer sich um das Abo kümmert

Das Abo gehört zum Konto der Inhaberin oder des Inhabers – also der Person, die die Kita angelegt hat – und gilt für alle Kitas dieses Kontos. Nur sie sieht die Rechnungsdaten und kann eine Rechnung anfordern.

Eingeladene Admins zahlen nichts und haben kein eigenes Abo. Sie sehen unter „Abo“, wie es um das Abo der Kita steht, und den Hinweis, dass sich die Inhaberin oder der Inhaber darum kümmert.

Testphase

Die Testphase beginnt, wenn Sie Ihre erste Kita anlegen. Dabei stimmen Sie den Allgemeinen Geschäftsbedingungen und dem Vertrag zur Auftragsverarbeitung zu; beide sind im Formular und am Fuß jeder Seite verlinkt. Das Formular nennt die Fassung, der Sie zustimmen, und verlinkt genau diese.

Danach bekommen Sie eine E-Mail, die die Zustimmung bestätigt: mit dem Betrieb der Instanz, Ihrem Konto, der Kita, der Fassung, dem Zeitpunkt und den Links zu beiden Texten in dieser Fassung. Bewahren Sie sie auf – die Texte bleiben unter diesen Links unverändert abrufbar, auch wenn es später neue Fassungen gibt.

In der Testphase funktioniert alles ohne Einschränkung, für eine eigene Kita. Weitere Kitas lassen sich erst mit einem bezahlten Abo anlegen.
Über jeder Seite des Admin-Bereichs steht, wie lange die Testphase noch läuft.
Die Testphase endet von selbst. Sie geht nicht in ein bezahltes Abo über, und es entstehen keine Kosten, wenn Sie nichts weiter tun.

Für Kitas in kirchlicher oder kommunaler Trägerschaft hat der Vertrag zur Auftragsverarbeitung eine eigene Anlage (KDG, DSG-EKD, § 80 SGB X). Braucht Ihr Träger ein unterschriebenes Exemplar, schickt der Betrieb der Instanz es Ihnen auf Anfrage; die Adresse dafür steht im Vertrag.

Rechnung anfordern

Bezahlt wird einmal im Jahr im Voraus, auf Rechnung. So geht es:

Unter „Abo“ den Rechnungsempfänger (Name der Kita oder des Trägers), die Rechnungsanschrift und eine E-Mail-Adresse für die Rechnung eintragen, bei Bedarf auch eine Leitweg-ID oder Bestellnummer, und „Rechnung anfordern“ wählen.
An die angegebene Adresse geht sofort eine Bestätigung. Die Rechnung selbst kommt danach per E-Mail vom Betrieb der Instanz.
Sobald die Zahlung eingegangen ist, wird das Abo für ein Jahr freigeschaltet.

Solange eine Anfrage offen ist, zeigt die Seite, wann Sie die Rechnung angefordert haben. Stimmt eine Angabe nicht, tragen Sie sie neu ein und fordern die Rechnung noch einmal an – höchstens zweimal in der Stunde.

Gut zu wissen:

Die Rechnung gilt für die Kitas, die Ihrem Konto gehören. Kitas, in die Sie nur eingeladen wurden, zählen nicht mit.
Sie können die Rechnung schon in der Testphase anfordern. Wer zahlt, bevor die Testphase endet, hat das Abo sofort.
Das Abo verlängert sich nicht automatisch. Für jedes weitere Jahr fordern Sie rechtzeitig eine neue Rechnung an; das neue Jahr schließt dann an das laufende an.
Beenden Sie den Vertrag vor Ablauf eines bezahlten Jahres – etwa indem Sie Ihr Konto löschen oder zu einem anderen Anbieter wechseln –, wird der bezahlte Betrag nicht anteilig erstattet. Probieren Sie Kibo deshalb in der Testphase aus, bevor Sie zahlen.
Das Feld „Leitweg-ID / Bestellnummer“ ist freiwillig. Verlangt Ihre Verwaltung Rechnungen mit Leitweg-ID (etwa für die XRechnung) oder Ihr Träger eine Bestellnummer, tragen Sie sie dort ein; sie geht mit der Anfrage an den Betrieb der Instanz und steht in der Bestätigung. Ob die Rechnung als XRechnung kommen kann, klären Sie mit dem Betrieb.
Haben sich die Geschäftsbedingungen seit Ihrer letzten Zustimmung geändert, fragt das Formular die Zustimmung zur neuen Fassung mit ab. Auch diese Zustimmung wird Ihnen per E-Mail bestätigt, mit dem Rechnungsempfänger statt der Kita.

Was nach dem Ablauf passiert

Endet die Testphase oder das bezahlte Jahr, ohne dass ein neues Jahr bezahlt ist, geht es in drei Schritten weiter. Zu jedem bekommt die Inhaberin oder der Inhaber eine E-Mail:

Wann	Was gilt
7 Tage vor dem Ende	Erinnerung per E-Mail
die ersten 14 Tage danach	Kulanz: Alles funktioniert weiter. Neue Kitas lassen sich nicht anlegen.
danach	Pausiert: Eltern können die Bretter nicht mehr öffnen, und die Bretter lassen sich nicht bearbeiten.
frühestens 90 Tage nach Ende	Löschung: Die Kitas des Kontos werden mit allen Brettern und Zetteln gelöscht – 14 Tage vorher angekündigt.

Pausiert heißt nicht gelöscht. Bretter, Zettel, Einstellungen und Mitglieder bleiben gespeichert. Sie können sich weiter anmelden, einzelne Zettel entfernen, gemeldete Zettel bearbeiten, die Daten der Kita exportieren und die Rechnung anfordern. Sobald das Abo bezahlt ist, funktionieren die Bretter wieder – unter demselben Link.

Die Löschung lässt sich nicht rückgängig machen. Sie betrifft die Kitas, die dem Konto gehören, samt Brettern, Zetteln, Benachrichtigungen, Mitgliedschaften und offenen Einladungen. Ihr Konto selbst bleibt bestehen. Eine neue Kita können Sie danach erst wieder anlegen, wenn das Abo bezahlt ist; die Seite „Abo“ bleibt dafür erreichbar. Wollen Sie Bretter und Zettel behalten oder mitnehmen, exportieren Sie die Daten vor der Löschung.

Mehrere Kitas

Mit einem bezahlten Abo können Sie über den Kita-Wechsler weitere Kitas anlegen. Wie viele im Grundpreis enthalten sind und was jede weitere kostet, steht auf der Startseite und unter „Abo“. Eine zusätzliche Kita ist sofort nutzbar; ihr Aufpreis steht auf der nächsten Rechnung.

Konto löschen

Wer Kibo nicht weiter nutzen möchte, muss nichts kündigen: Das Abo läuft einfach aus. Ihre Bretter und Zettel nehmen Sie vorher mit dem Datenexport mit. Wollen Sie Ihre Daten sofort entfernen, löschen Sie Ihr Konto (Konto und Sicherheit) – Ihre Kitas werden dann mitgelöscht. Ein bereits bezahltes Jahr wird dabei nicht anteilig erstattet.