Team

Eine Kita muss nicht von einer Person allein verwaltet werden. Wer sie angelegt hat, lädt weitere Personen ein; alle verwalten Bretter und Zettel gemeinsam. Das Team steht im Admin-Bereich unter „Kita-Einstellungen“.

Rollen

Es gibt zwei Rollen. Eine Person hat in einer Kita genau eine.

	Inhaber	Admin
Bretter anlegen, ändern und löschen	ja	ja
Den Kita-Link teilen und erneuern	ja	ja
Zettel entfernen	ja	ja
Meldungen bearbeiten, E-Mails dazu erhalten	ja	ja
Die Daten der Kita exportieren	ja	ja
Personen einladen, Einladungen zurückziehen	ja	nein
Mitglieder entfernen	ja	nein
Die Kita umbenennen	ja	nein
Den Datenschutz-Kontakt festlegen¹	ja	nein
Die Kita verlassen	nein	ja

¹ Nur auf einer gehosteten Instanz, siehe Datenschutz-Kontakt.

Inhaberin oder Inhaber ist, wer die Kita angelegt hat. Jede Kita hat genau eine solche Person; die Rolle lässt sich nicht weitergeben. Admin ist, wer eingeladen wurde.

Eine Kita hat höchstens zehn Mitglieder – die Inhaberin oder den Inhaber und bis zu neun Admins.

Jemanden einladen

„Kita-Einstellungen“ öffnen.
Unter „Einladen“ die E-Mail-Adresse eintragen und „Einladung senden“ wählen.
Die Person bekommt eine E-Mail mit einem Link. Er gilt sieben Tage.

Wer schon ein Kibo-Konto mit dieser Adresse hat, meldet sich an und nimmt die Einladung an. Wer noch keines hat, legt über den Link eines an – das geht auch dann, wenn die Registrierung auf der Instanz sonst geschlossen ist –, bestätigt die E-Mail-Adresse, meldet sich an und nimmt die Einladung an. Annehmen kann nur das Konto mit genau der eingeladenen Adresse.

Gut zu wissen:

Offene Einladungen stehen unter dem Formular, mit dem Tag, bis zu dem sie gelten. Es können höchstens zehn gleichzeitig offen sein.
Dieselbe Adresse noch einmal einzuladen verschickt einen neuen Link; der frühere gilt dann nicht mehr.
„Zurückziehen“ macht eine offene Einladung sofort ungültig.
Lässt die Instanz nur E-Mail-Adressen bestimmter Domains zu, gilt das auch für Einladungen.
Meldet Kibo „Gerade können keine weiteren Einladungen verschickt werden“, wurden in kurzer Zeit viele verschickt. Später klappt es wieder.

Ein Mitglied entfernen

Unter „Mitglieder“ wählt die Inhaberin oder der Inhaber bei der Person „Entfernen“. Sie kann die Kita danach nicht mehr verwalten; ihr Konto bleibt bestehen. Zurück kommt sie nur mit einer neuen Einladung.

Eine Kita verlassen

Admins können eine Kita selbst verlassen: „Kita verlassen“ unter „Mitglieder“. Auch hier führt nur eine neue Einladung zurück. Die Inhaberin oder der Inhaber kann die eigene Kita nicht verlassen.

Die Kita umbenennen

Den Namen ändert die Inhaberin oder der Inhaber unter „Kita-Einstellungen“. Er steht auf den Brettern, in den Einladungsmails und im Kita-Wechsler.

Datenschutz-Kontakt

Auf einer gehosteten Kibo-Instanz – einer, die jemand als Dienst für viele Kitas betreibt (Abo) – ist Ihre Kita für ihre Bretter verantwortlich; der Betrieb der Instanz verarbeitet die Daten nur in Ihrem Auftrag. Deshalb steht unten auf der Kita-Seite und auf jedem Brett „Verantwortlich für die Bretter:“ mit dem Namen Ihrer Kita – auch während die Kita pausiert ist.

Dazu kann ein Datenschutz-Kontakt stehen, an den sich Eltern mit Fragen zum Datenschutz wenden: eine E-Mail-Adresse (etwa die Ihres Trägers oder seiner Datenschutzbeauftragten) oder ein Link mit https:// (etwa auf die Datenschutzhinweise Ihres Trägers). Die Inhaberin oder der Inhaber trägt ihn unter „Kita-Einstellungen“ → „Datenschutz-Kontakt“ ein und wählt „Speichern“; ein leeres Feld entfernt ihn. Admins sehen dort, was eingetragen ist. Ein neuer Kita-Link ändert am Kontakt nichts.

Betreibt Ihr Träger Kibo selbst, gibt es diese Einstellung nicht, und auf den Brettern steht keine solche Zeile: Wer verantwortlich ist, sagt dann die Datenschutzerklärung der Instanz.

Mehrere Kitas

Ein Konto kann bis zu drei eigene Kitas anlegen und zusätzlich in weitere eingeladen sein. Zwischen ihnen wechseln Sie oben in der Seitenleiste.